به نوشته «جمهوري اسلامي»، پژوهشگران دريافتهاند كه فقدان لايههاي حفاظتي كافي جهت جلوگيري از انتشار اعوجاج در كابل برخي صفحه كليدها باعث ميشود كه......
ادامه مطلب
نقش فناوری اطلاعات در مهندسی مجدد
تهیه و تنظیم: علی فرقانی
دانشجوی رشته مهندسی نرم افزار دانشگاه پیام نور اردکان
منبع: سایتها و وبلاگهای اینترنتی
مقدمه:
فرآیند، معرف یک یا دسته ای از فعل و انفعالات است که به منظور تبدیل داده ها به باز داده ها انجام می گیرد. به عنوان مثال در مدرسه، تمام داده ها مانند دانش آموز، آموزگار، بودجه و تجهیزات به خاطر عمل آموزش به کار میرود. فرآیند همان تغییراتی است که در دانش آموزان انجام می شود و به موجب آن، آن چه را که قبلاً نمیدانستند یاد می گیرند.
فرآيندها ، شريانهاي حياتي سازمانها به شمار مي روند. بنابراين نحوه جاري شدن آنها بطورمستقيم بر عملكرد سازمان مربوطه تاثيرگذارخواهد بود.
در بازار متغیر کنوني هيچ سازمانی نميتواند با فرايند هاي تجاري ثابت ، در این بازار رقابتي باقي بماند. لذا هرچند كه فرآيندهاي تجاري در ابتدا مناسب طراحي شده باشند ، فرایندها نيازمند آن هستند که مورد بازنگری و تغییر قرارگيرند تا سازمان همچنان مزيت رقابتي خود راحفظ نمايد. از طرفی دیگر نیز سازمانها دريافتهاند كه دیگر تغييرات تدريجي و سطحی راهگشاي مشكلات آنان نيست و براي بقاي سازمان لازم است تغييراتي به صورتي اساسي و زيربنايي در سازمان ايجاد شود . امروزه در سراسر دنيا هرگاه اصلاح يا بهبود عملكرد به صورت بنیادین مطرح مي گردد، مفهوم مهندسي مجدد به عنوان یک تغییر انقلابی در ابتداي صف قرار مي گيرد.
مهندسی مجدد اولین بار در سال 1991 توسط مایکل همر با انتشار مقاله " اتوماسیون کار ساز نیست فعالیتهای زائد را خدف کنید" در مجله Review Harvard Business مطرح گردید سپس مایکل هامر با همکاری جیمز چمپی در سال 1993 با چاپ کتابی تحت عنوان " مهندسی مجدد منشور انقلاب سازمانی " تئوری خود را در مقابل مدلهای آدام اسمیت و فردریک تیلور قرارداد و به سازمانها اعلام کرد که برای ماندن در این مسابقه باید بنای قدیمی سازمانهای خود را که بر مبنای این مدلهای قدیمی ( گروهبندی تخصصی افراد و سازمانهای سلسله مراتبی ) بر پا شده اند تخریب کرده و سازمانی با نگرشی جدید ، ایجاد نمایند.
این نوع نگرش در مهندسی مجدد ، یعنی ایجاد دگرگونی بنیادین باعث ایجاد تفاوتی بزرگ بین این نگرش با سایر نگرشها و رویکردهای مدیریتی شده است به همین علت فرآیند مهندسی مجدد یک فراینده پیچیده و با درجه ریسک بالا شناخته شده که حدود 80% از شیفتگان خود را به کام شکست کشیده است
سازمانها با استفاده از فناوری اطلاعات قادرند که وظایفشان را ساده تر انجام دهند و روش کار خود را متحول سازند.
سازمانها با استفاده از فناوری اطلاعات کم کم به سمت مجازی شدن پیش می روند.
صرفه جویی در هزینه، اجتناب از خطاهای انسانی، بهبود بخشیدن کارآیی و اثربخشی سازمانی ازجمله امتیازهای استفاده از فناوری اطلاعات در سازمانهاست.
مهندسی مجدد کسب و کار روشی است که به ایجاد تغییر در سازمان کمک و فرایندهای جدید و شیوه های نوین انجام کار را معرفی می کند.
چهار عامل سازمان، مدیریت کیفیت فراگیر، منابع انسانی و فناوری اطلاعات روی فرایند مهندسی مجدد کسب و کار موثرند.
در سازمانی که در آن فرهنگ خشک حکمفرماست و همه چیز باید توسط یک سرپرست پیشنهاد شود، تغییرات فرایند بسیار سخت تر صورت می گیرد.
یکی از ویژگیهای محیط امروزی افزایش سطوح رقابت است. موسساتی که خواهان افزایش سهم بازار خود و کسب سود و منافع هستند باید خود را با تغییرات محیط موجود وفق دهند. از این رو، تغییرات بسیاری در روشهای کسب و کار درحال شکل گیری است. یکی از آنها، فرایند مهندسی مجدد کسب و کار (BUSINESS PROCESS REENGINEERING = BPR) است. که به عنوان بازاندیشی اساسی و طراحی دوباره بنیادی فرایندهای کسب و کار، به منظور بهبود چشمگیر معیارهای عملکرد امروزی، تعــریف شــده است. یکـی از زمینـه سازان بالقوه فرایند مهندسی مجدد کسب و کار، فناوری اطلاعات (INFORMATION TECHNOLOGY = IT) است. اگرچه فناوری اطلاعات امکان دستیابی به پیشرفتهایی را در زمینه فرایند مهندسی مجدد فراهم می سازد، اما به تنهایی کافی نیست.
این مقاله اهمیت فناوری اطلاعات را در یکی از مهمترین متدولوژی ها شرح خواهد داد. موسسات، با استفاده از این فناوری قادرند که وظایفشان را ساده تر، سازماندهی خود را طراحی مجدد، روش کار خود را متحول و بهبود چشم گیری را حاصل کنند.
اغلب موسسات، علی رغم نوع کسب و کار، میزان پیشرفتهای فناوری در محصولات و خدمات، و منشاء ملی شان یک منطق تیلوریسم را با سازماندهی خود همراه می کنند. آنها معمولاً فرایندها را به وظایف تقسیم می کنند، افراد متخصص را برمبنای تخصصی که دارند در وظایف مختلف قرار می دهند و یک سلسله مراتب سازمانی را براساس سطح تخصص آنها، آرایش می دهند. بنابراین آنها بر اساس نظریه تقسیم کار آدام اسمیت سازماندهی می شوند. هرچه شرکت بزرگتر باشد، کارها تخصصی تر و مراحل آن بیشتر خواهدشد. به همین علت، وظایف، بیشتر و بیشتر تقسیم می شوند. این گرایش سبب پیچیده تر شدن کل فرایند تولید و تحویل کالا یا خدمات، افزایش کارکنان در سطوح میانی سازمان و فاصله بیشتر بین مدیریت عالی با کارکنان اجرایی گردیده است.
به هرجهت، امــروزه این روشهــای کسب و کار در اکثر سازمانها و شرکتهایی مورداستفاده قرار نمی گیرند که هیچ چیز در آنها دارای ثبات و قابل پیش بینی نیست. محیطهای امروزی از سه ویژگی زیر برخوردارند:(۱)
۱ ) مشتریان کنترل را برعهده می گیرند: امروزه مشتریان به جای فروشندگان کنترل را دردست دارند؛ این مشتریــان هستنــد کــه بــه عـرضه کننـدگــان مـی گــویند چه چیزی می خواهند، چه موقع می خواهند و چه مقدار مایلند پول پرداخت کنند. آنها محصولات و خدماتی را تقاضا می کنند که براساس نیازهای خاص شــان طراحی شده باشد. مشتریان، بدین خاطر که می توانند به راحتی به اطلاعات بیشتری دسترسی پیدا کنند، از موقعیت بهتری نسبت به رقابت درحال افزایش است، در گذشته مهمتریــن متغیــر در فـروش، قیمت به شمار می رفت. ولی درحال حاضر محصولات مشابهی براساس مزیتهای رقابتی متفاوت از قبیل کیفیت و خدمات قبل و بعد از فروش، به فروش می رسد.
۲ ) تغییرات ادامه دارد: ماهیت اصلی تغییر، تغییریافته است. شرکتها بایستی به سرعت خود را با چنین تغییراتی تطبیق دهند که باعث نگه داشتن یا بهبود موضع رقابتی شرکت می شود. بدین ترتیب، روشی لازم است که به شرکتها اجازه دهد تا تغییراتی را به منظور بهبود هزینه، کیفیت، زمان و خدمات در خود ایجاد کنند.
در سالهای اخیر، یکی از غالب ترین نگرشها به ایجاد تغییرات در کسب و کار سازمانها، فرایند مهندسی مجدد کسب و کار بوده است که اساساً ایجاد تغییرات در فرایندهای کسب و کار را مورد توجه قرار می دهد. برای ایجاد این تغییرات و اصلاحات پیشنهادی، لازم است که از عناصری موسوم به »زمینه سازان«، استفاده کنیم. این عناصر باتوجه ویژه به فناوری اطلاعات سبب تسهیل در طراحی دوباره فرایندها می شوند. در این مقاله، سعی ما بر این است که اهمیت تکنولوژی اطلاعات را به عنوان یکی از زمینه سازان، نشان دهیم.
● مفهوم BPR
»همر« و »چمپی« مهندسی مجدد فرایند کسب و کار را این گونه تعریف می کنند: »بازاندیشی بنیادین، طراحی نو و ریشه ای فراینـدهــا بــرای دستیـابی به پیشرفتی شگفت انگیز دربحران باتوجه به معیارهایی نظیر هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت«. واژگان کلیدی در این تعریف عبارتند از: (۱)
۱ ) بنیادین: شیوه اصلی کار شرکت چیست؟
۲ ) ریشه ای: تمامی روندهای کاری و ساختارهای موجود باید فراموش و شیوه های جدید کارکردن کشف شوند. تغییرات سطحی مفید نیستند و تغییر باید در ریشه عملی شود.
۳ ) شگفت انگیز: باید به تغییرات چشمگیر و خارق العاده دست یافت نه بهبودهای جزئی و اندک.
۴ ) فرایندها: طراحی مجدد باید بر فرایندها متمرکز باشد نه بر وظایف، شغلها، مردم یا ساختارها.
((شركت فورستر نتیجه تحقيقات خود در همين زمينه چنین اعلام كرده است :80% - 60% از تلاش هايي كه در زمينه اجراي پروژة BPR توسط شركتهاي مختلف صورت گرفته با شكست مواجه گرديده و اين شركتها به نتايج مورد نظر خود در اين مورد دست نيافته اند.))
البته شرکتهایی نیز وجود داردند که این مسیر را با موفقیت گذرانده اند به عنوان مثال شرکتهایی چون آي بي ام , ابزارآلات تگزاس , امريكن اكسپرس و جانسون اند جانسون , كرايسلر , فورد , شركت نفتي شل اشاره نمود که موفقيتهاي بزرگي در نتيجة اجرای مهندسی مجدد دست يافته اند
امروزه مهندسی مجدد با نامهای متفاوتی چون طراحي مجدد فرايندهاي اصلي (كالپان و مورداك) ، نوآوري فرايندي (داونپورت) ، طراحي مجدد فرايندهاي كسبوكار (داونپورت و شورت ، ابلنسكي) ، مهندسي مجدد سازمان (لوونتال ، هامر و چمپي) ، طراحي مجدد ريشهاي (جوهاتسون) و معماري مجدد سازمان (تالوار) معرفی میگردد.
تعریف مهندسی مجدد
در اوایل دهه 90 شیوه جدیدی برای تسهیم کار به وجود آمد که برخلاف شیوه قدیمی که تقسیم کار را بر اساس وظایف انجام می داد به تقسیم کار بر اساس فرآیندها تاکید داشت.
مطابق با تعریفی که در کتاب مهندسی مجدد نوشته نیک ابلنسکی آمده است مهندسی مجدد عبارتند است از: "مجموعه فعالیتها و کارهایی که یک سازمان در جهت ایجاد تغییر بنیادین در فرآیندهای (پردازشها و کنترلها) داخلی خود انجام میدهد تا از ساختار سنتی و سلسله مراتبی به ساختار مسطح و افقی برسد که نتیجه این تغییرات همگام شدن با تغییرات بازار و جلب افزایش رضایت مشتری برای بقا است ، مهندسي مجدد ، سازمان را از حالت وظيفهایی به سوی فرایند گرایی و فرايندمحوري سوق میدهد و همين امر موجب سرعت بخشيدن به روند كسبوكار و كاهش هزينهها و درنتيجه رقابتيتر شدن سازمان ميشود."
ميشل همر طي مقالة پر سر و صداي خود با عنوان (مهندسي مجدد كار يعني : اصلاح نكنيد , نابود نمائيد) مهندسی مجدد را اينگونه تعريف نموده است : " استفاده از تكنولوژي اطلاعات مدرن جهت طراحي مجدد فرآيندهاي كسب وكار بمنظور دستيابي به پيشرفتهاي شگرف در عمل."
مهندسي مجدد در پي آن نيست كه نظام موجود را بهبود ببخشد و نتيجه كار را بهتر كند مهندسي مجدد به معناي ترك روشهاي كهنه و دستيابي به روشهاي نوینی است كه براي توليد كالا و خدمات و همچنین انتقال ارزش به مشتري لازم هستند. و در اینجاست که تفاوت طراحی مجدد فرآیندها با مهندسی مجدد آشکار میگردد
مزایای اجرای مهندسی مجدد برای سازمان
1- نتایج بنیادین در کوتاه مدت
مهندسی مجدد به سبب آنکه تغییرات را در پایه و فنداسیون سازمان ایجاد مینماید و به تغییرات ظاهری نمی پردازد لذا پس از اجرای مهندسی مجدد ، سازمان شاهد نتایج بهبود به صورت اصولی و بنیادین در زمان کوتاهی خواهد بود.
2- ایجاد انعطاف در سازمان جهت دگرگونی مداوم و مستمر
تغییرات بنیادی و اصولی در سازمان چنان انعطاف پذیری را برای سازمان به ارمغان می آورد که سازمان میتواند با توجه به تغییرات محیط و بازار جهت بقاء خود یک برنامه تغییرات و دگرگونی مداوم و مستمر را طرح ریزی و اجرا نماید.
3- یکپارچگی مشاغل
از جمله تغییرات بنیادینی که مهندسی مجدد در سازمان ایجاد مینماید تبدیل سازمان از حالت عمودی به سازمان سطحی است سازمانی که مشاغل در آن بر حسب فرآیندها شناسایی و تعریف میگردند در این نگرش بسیاری از مشاغل در هم ادغام شده و یکی میشود (حذف برخی مشاغل بواسطه ادغام شدن با سایر مشاغل) در این نوع سازمانها در یک خدمت مشخص هر گوشه کار بین چند نفر تقسیم نمیشود بلکه وظایف مشابه در یک جا جمع شده و برای انجام آن مسئولی تعیین میگردد
4- کارمند محوری
همانطور که در بند یکپارچکی مشاغل ذکر گردید سازمان با فشردگی فرایندهای عمودی و افقی خود به یک سازمان مسطح تبدیل میگردد سازمانیکه کارمندان آن جهت انجام بسیاری از کارهای خود نیازمند به کسب تکلیف از سطوح بالایی سازمان نیستند چرا که فرآیندهای سازمان در جهت افزایش سرعت خدمات و کاهش هزینه های ناشی از کندی کار تعریف شده است.
5- بهبود جریان فرآیندها
یکی دیگر از دستاوردهای مهندسی مجدد امکان انجام چندین کار و یا چندین مرحله از یک کار به صورت موازی است کارها و مراحلی که در قبل صرفاً به صورت پیش نیاز و پس نیاز انجام میشد . انجام امور به صورت موازی نه تنها زمان انجام کار را سرعت می بخشد بلکه زمانهای تلف شده بین پایان یک مرحله و آغاز مرحله بعد را حذف مینماید.
6- امکان ایجاد تمرکز و تمرکز زدایی
در سازمانهایی که مهندسی مجدد اجرا شده است امکان مدیریت متمرکز و در مقابل انجام امور را به شکل غیر متمرکز ایجاد میگردد . این موضوع مخصوصا در بکارگیری از تکنولوژی اطلاعات جهت مدیریت نمودن سایتهای مختلف از یک نقطه معنای خاصی پیدا میکند.
7- به صورت کلی اجرای مهندسی مجدد دستاوردهای ذیل را برای سازمان به ارمغان می آورد
1- افزايش رضايت مندي مشتري
2- افزايش در بهينه سازي ، بهسازي و بهره وری سازمان
3- افزايش در سودآوري
4- افزايش در هم راستايي با كسب و كار در بازار و مزيت رقابتي
5- افزايش در بستر سازي مناسب IT
6- افزايش در يكپارچه سازي فرآيند تجاري بين واحدهاي صف و ستاد
7- افزايش در مديريت هدف گذار
8- كاهش در نيازمندي به منابع ( نیروی انسانی ، زمان ، سرمایه و ...)
9- كاهش در هزينه و قيمت تمام شده محصول / خدمت
10- حذف فعاليتهاي فاقد ارزش افزوده و فعاليتهاي موازي
عوامل موثر بر شکست اجرای مهندسی مجدد
در بخش تعریف مهندسی مجدد به این نکته اشاره کردیم که فرآیند مهندسی مجدد یک فرآیند پیچیده و پر ریسک میباشد به همین علت بسیاری از سازمانهایی که به دنبال مهندسی مجدد برای سازمان خود بودند دچار شکست شدند یکی از مهمترین عوامل شکست این سازمانها عدم توجه بر مدیریت این فرآیند بوده است چرا که اغلب سازمانها به جای تاکید بر مدیریت فرایند دگرکونی بر خود فرآیند دگرگونی تاکید داشتند به عبارتی دیگر به جای توجه به چگونگی به دنبال چیستی بودند.
از دیگر موارد مهم در شکست این سازمانها میتوان به نادیده گرفتن کارکنان اصلی سازمان یعنی کسانی که مجری مستقیم کار هستند اشاره نمود همیشه با این موضوع را مد نظر قرار داد که این پرسنل سازمان هستند که پدید آورنده تغییر و دگرگونی در سازمان هستند و نه نظریه ها و برنامه ها ، پس لازم است ابتدا این برنامه ها و نظریه ها با مشارکت جمعی کارکنان توام گردد .
علاوه بر دو مورد اصلی ذکر شده در فوق آمارها و بررسی های حاصله از سازمانهایی که در فرایند مهندسی مجدد دچار شکست شده اند نشان میدهد که اکثر این شکستها حاصل 6 علت ذیل مباشد:
1. عدم درک صحیح و کاملی از مفهوم و منطق دگرگونی و تغییر ات ناشی از مهندسی مجدد در سازمان توسط کارکنان
2. وارد شدن بر فاز اجرایی فرآیند مهندسی مجدد بدون برنامه ریزی
3. عدم مدیریت صحیح
4. در نظر نگرفتن ابزار و سیستم مناسب جهت کنترل و ارزیابی فرآیند و همچنین برنامة مهندسی مجدد در عمل
5. حرکت بدون مطالعه به سمت مهندسی مجدد بدون در نظر گرفتن اینکه مشکلات حاصله از تغییرات ممکن است بسیار بزرگتر از مشکلات فعلی سازمان باشد به عبارتی منافع حاصله از این تغییرات توجیه اقتصادی نداشته و یا حتی موجبات زیان دهی را در سازمان ایجاد مینماید
6. عدم توجه به این نکته تغییرات در مهندسی مجدد همه سازمان را با همه ابعادش در بر میگیرد و فرهنگ کل سازمان را به هم می ریزد در نتیجه برای تغییر فرهنگ یک جامعه نیاز به فرهنگ سازی است برای قبول فرهنگ جدید باید ابتدا فرهنگ تغییر پذیری را نهادینه کرد.
عوامل موثر بر موفقیت اجرای مهندسی مجدد
1- احساس نارضایتی و درد سازمانی از وضعیت فعلی
احساس نارضایتی و درد بدین معنی است که سازمان در شرایطی قرار گرفته که ناگزیر به تغییر است و با تمام مشکلاتی و ریسکهایی که در مسیر اجرای مهندسی مجدد وجود دارد باز هم حرکت در این مسیر را ضروری میداند . این عمل را میتوان شبیه فردی دانست که در طبقه چهارم یک ساختمان که در حال سوختن در آتش است ایستاده و پایین این ساختمان یک دریاچه باشد مسلما در حالت عادی هیچ فردی از طبقه چهارم به درون آب نخواهد پرید ولی در شرایطی که ماندن مساوی با سوختن باشد بدون شک فرد ریسک این سقوط را قبول کرده و درون آب خواهند پرید. همچنین علاوه بر احساس نارضایتی و درد که یک عامل اصلی محسوب میگردد عوامل تاثیر گذاری دیگری جهت ترغیب سازمان به تغییر وجودارد که این عوامل را میتوان به دو عامل اهرمهای پیش برنده داخلی و اهرمهای پیش برنده خارجی تقسیم نمود. لازم به ذکر است که این دو اهرم عامل ایجاد ضرورت نیستند و تنها یک ترغیب کننده محسوب میگردند)
الف) اهرمهای پیش برنده داخلی
· تغییر استراتژی سازمان
· تغییر ساختار سازمانی
· ضرورت ساده سازی
· تغییر در فرآیندها ، روشها ، مهارتها و رفتارها
ب) اهرمهای پیش برنده خارجی
· افزایش سطح رقابت در بازارهای جهانی
· تغییرات نیاز مشتریان
· افزایش سطح انتظارات مشتریان
· پیشرفتهای حاصل شده در فناوری اطلاعات
· محیط متغیر و نامطمئن امروزی
2- اطلاع کامل و روشنی از منافع اجرای این دگرگونی در سازمان
البته لازم به یادآوری میباشد که عموم افراد با وجود احاس نارضایتی و درد از وضعیت موجود و درک از ضرورت تغییر و همچنین مزایای حاصله از این دگرگونی ، از تغییر فراری و بیزار هستند این نوع نگرش مبحثی به نام مقاومت در برابر تغییر را مطرح نموده و باعث آن گردیده تا عده ایی از متخصصین امر در زمینه شناسایی راههای غلبه بر این مقاومت تلاشهایی را انجام دهند .
دگرگونی همیشه همراه با نارضایتی میباشد حتی اگر برای تبدیل بد به بهتر باشد (ریچارد هوکر)
3- درک مدیریت از این اینکه اعمال دگرگونی برای سازمان یک امر حیاتی و ضروری محسوب میشود و میبایست این مسئله را به صورت کامل حمایت نماید
4- مهندسی مجدد باید در سازمان فراگیر باشد به عبارتی میبایست کل سازمان را درگیر نمود. این را باید قبول نمود که مهندسی مجدد تنها به فرآیندها و پردازشهای سازمان محدود نمیگردد بلکه ذهن افراد را نیز دگرگون مینماید ((چشمها را باید شست ، جور دیگر باید دید))
براین اساس فرآیند باید طوری طراحی شود که زمان و هزینه آن تقلیل یافته و کارآیی آن در جهت پاسخگویی به ارباب رجوع ارتقا یابد.
اصول مطرح در مهندسی مجدد
- بر محور نتایج سازماندهی کنید نه بر محور وظایف
- از کسانی استفاده کنید که از نتیجه فرآیندها بهره می برند
- کار پردازش اطلاعات را به کاری واقعی که تولید اطلاعات می کند تبدیل کنید
- با مناطق پراکنده طوری برخورد کنید که گویی متمرکز هستند
- به جای ترکیب نتایج فعالیت های موازی آن ها را با یکدیگر مرتبط کنید
- مرکز تصمیم گیری را در جایی قرار دهید که کارها انجام می گیرد و نظارت را در حین پردازش اعمال کنید
- اطلاعات را یکپارچه و از سرچشمه اخذ کنید
- بزرگ بیندیشید
اثرات مهندسی مجدد را می توان بر سه بعد سازمانی مشاهده کرد:
- انسانی : به کارکنان این فرصت را می دهد که با به کارگیری خلاقیت و نواوری خود در جهت رضایت ارباب رجوع تلاش کنند
- فرآیند کار : فرآیند کار مورد تجدید نظر قرار گرفته و در راستای اهداف مشتری و پاسخگویی به نیازهای محیطی کاراتر می گردد
- فناوری : بهره گیری از فناوری های نوین انجام کار و انجام امور پردازشی از طریق اتوماسیون از اصلی ترین تفکرها در مهندسی مجدداست . فناوری موجب تسهیل ارتباط بین تامین کنندگان کارکنان و مشتریان می شود.
نقش فناوری اطلاعات در مهندسی مجدد
فناوری اطلاعات نقش بنیادین در ایجاد تحول سازمانی دارد و لذا یکی از ارکان اساسی در مهندسی مجدد است.
در چندین دهه گذشته از فناوری اطلاعات جهت ارتقا کارایی و کیفیت فعالیت سازمان ها از طریق مکانیزه کردن فرآیندهای موجود استفاده شده است.
فناوری اطلاعات از طریق اتوماسیون امکان انجام کار در محیط های مختلف انعطاف در تولیدتحویل سریع خدمات به مشتری ارایه مدلی نو از کسب و کارو انجام پردازش های همزمان دربین تولید کننده مشتری و تامین کننده را عملی می سازد.
زمینه های اصلی پشتیبانی فناوری اطلاعات از مهندسی مجدد
- کاهش زمان فرآیند و پاسخگویی به بازار
- توانمندسازی کارکنان و کار گروهی
- محور و مدیریت روابط مشتری
- بازسازی و نوسازی ساختار و ساختاری مبتنی بر کار گروهی
- مشارکت تجاری
- تجارت الکترونیکی
چکيده
تا کنون تدابير و تمهيدات گوناگونی جهت تسهيل مديريت پروژه انديشيده و ابداع شده است که هر يک برای پاسخگويی به گروه خاصی از نيازهای مديريتی تعريف شده است. پيشرفت روز افزون فناوری اطلاعات و ارتباطات در حوزه های مختلف مديريت از جمله مديريت پروژه، سبب شده است تا اين فناوری به عنوان ابزاری مناسب شناخته شود و مورد استفاده مديران قرار گيرد. در اين عرصه پورتال به عنوان يکی از گونه های نوين فناوری اطلاعات و ارتباطات با کاربرد گسترده در سطوح سازمانی، توانسته است در جوامع مربوطه به جايگاه شايان توجهی دست يابد. در اين مقاله ضمن معرفی فناوری پورتال و ويژگی های آن، با برشمردن توانمندی پورتال های سازمانی به تبيين کاربرد اين فناوری در مديريت پروژه پرداخته شده است.
کليد واژه ها
مديريت پروژه – فناوری اطلاعات و ارتباطات – پورتال – پورتال های سازمانی
خصيصههاي دانش در عصر اطلاعات
"زمان" تاكنون براي كسي از حركت باز نايستاده است و براي ما نيز نخواهد ايستاد. در اين ميان تنها كاري كه از عهده ما برميآيد "مديريت زمان" است. در گذشتهاي نه چندان دور براي دسترسي به دانش توليد شده در يك حوزهء موضوعي خاص، يك پژوهشگر نيازمند دسترسي به امكانات و تجهيزات ويژهاي مانند امروز نبود. حداكثر، دسترسي به منابع يك مجموعه، بهرهگيري از دانش يك متخصص، نياز وي را مرتفع ميساخته است. اما امروز دانش داراي ويژگيهايي است كه مواجهه با آن را براي پژوهشگران مشكل نموده و ابزار ويژهاي را ميطلبد. عمدهترين خصيصههاي دانش در دنياي امروز يا "عصر اطلاعات" كه يكي از شايعترين اسامي اين عصر است شامل موارد زير است:
1- پراكندگي جغرافيايي اطلاعات
اطلاعات در اقصي نقاط دنيا در حال توليد است، كشورهاي مختلف، مراكز گوناگون تخصصي، كتابخانههاي بيشمار، پژوهشگران بسيار و سازمانهاي زيادي در حال فعاليت و توليد اطلاعات ميباشند كه هر كدام در حيطهي جغرافيايي خاصي قرار دارند. آگاهي و دسترسي به اين اطلاعات از جنبههاي مختلف مشكل است. براي دسترسي به تمامي اين دانش، بدون ابزارهاي امروزين اشاعهي اطلاعات ، حتماً ميبايستي به محل نگهداري و وجود اثر مراجعه كنيم.
2- انبوهي اطلاعات
هر روزه به طور غيرقابل تصوري بر كميت توليد اطلاعات افزوده ميشود. اين كميت روزافزون در حوزههاي گوناگون علمي، كميّتي عظيم و غيرقابل كنترلي را به نمايش ميگذارد. به طوري كه شايد هيچگاه يك متخصص نتواند جز به وجود اندكي از تمام توليدات و مستندات علمي حوزهي موضوعي خود آگاهي پيدا كرده و اقّلي از آنها را مطالعه نمايد. اين كميت باعث سردرگمي پژوهشگران در ميان انبوه اطلاعات كه هزينه، زمان و كارمايه[1] زيادي را تلف ميكند ، خواهد شد.
3- سرعت روزآمدي[2]
اطلاعات توليد شده به سرعت كهنه ميشوند. نظريههاي توليد شده ديروز، ديگر امروز كارآئي و روايي نخواهند داشت. مباحث امروزي نيز براي فردا داراي اعتبار و روايي نخواهند بود. يك دستورالعمل، فناوري، فرمول، نظريه، راهكار، راهبرد و ساير گونههاي موجود علمي و فكري توليد شده به سرعت جاي خود را به مشابه جديدتر خود ميدهند و يك پژوهشگر هميشه نگران آن است كه قبل از پايان تحقيقات يا چاپ كتاب، مقاله و يا خلاصهي دستاوردهاي پژوهشي، پيش فرضها و نتايج حاصله اثر در دست تحقيقاش از درجهي اعتبار ساقط شود.
4- تنوع موضوعي و بين رشتهاي
به طور روزافزوني مباحث جديدي در دنياي دانش مطرح ميشود. حوزههاي قديميتر جاي خود را به چند حوزهي جديدتر ميدهند. از دل هر موضوع، حوزههاي نويي زاده ميشود. رشتههاي نوين هر روز متنوعتر و زيادتر ميشوند. عدم توان كافي براي تسلط به تمامي حوزهها امكان استفادهي بهينهتر و مناسبتر از تمامي اين دانش جديد را از بين ميبرد. چه بسا يك حوزهي كوچك كه زماني پرسشي بيش نبوده اينك خود يك حوزهي موضوعي با سئوالات بيشمار است.
5- تنوع زباني
ويژهگي ديگر دانش در دنياي امروز تنوع زباني دادهها و اطلاعات است. محققان به تمامي زبانهاي دنيا در حال توليد اطلاعات، انجام پژوهشها و پردازش آنها هستند. دسترسي به تمامي دانش نيازمند تسلط بر زبان مدارك اطلاعاتي است و اين براي تمام محققان امكانپذير نيست. چرا كه يادگيري زبانها امروز خود دانشي گسترده است كه از توان افراد و براي همه زبآنها خارج است.
6- اخصگرائي
از سوئي ديگر دانش با سرعت فزآيندهاي در حال حركت به سوي اخصگرائي است. برآيند اين اخصگرائي در زايش بين رشتهايهاي جديد متبلور است. به علت تنوع و عمق پژوهشها، هر حوزهي موضوعي داراي چنان عمق و گستردگي پيچيدهاي شده است كه تسلط بر تمامي ابعاد يك حوزهي موضوعي بسا دشوار مينمايد. امروزه به وضوح حركت در راستاي اخصگرائي مشاهده ميشود. دانشهائي كه خاص بوده و دانش مداراني كه خاصاند.
مهمترين وقايع ICT در سال 86
سونيتا سرابپور-روزنامه دنياي اقتصاد شماره ۱۴۸۴
سال 86 كمكم با تمام فراز و نشيبهاي خود رو به اتمام است. سالي كه به اعتقاد بسياري از مسوولان و كارشناسان حوزه IT سال خوبي را براي اين صنعت رقم نزده است.
عدم حمايتهاي دولتي از بخشخصوصي نوسانات موجود در بازار سختافزار، بروز مشكلات گمركي در زمينه ترخيص بعضي از محصولات مانند لپتاپ و مانيتور، تحريمهاي بينالمللي، قاچاق محصولات و ... از جمله اتفاقات ناخوشايندي بود كه سال 86 را همراهي كرد. البته در اين ميان خبرهاي نسبتا خوبي هم از ديدگاه برخي مسوولان شنيده ميشد. اما به دليل غلبه خبرهاي ناخوشايند اين خبرها آنچنان كه بايد ديده نشدند. براي اين كه با اتفاقات ويژهاي كه در سال 86 بر سر صنعت IT كشورمان گذشته است بيشتر آشنا شويم با تعدادي از كارشناسان و مسوولان اين حوزه صحبت كردهايم كه در پي ميآيد:
باقر بحري: قائم مقام كميسيون سختافزار سازمان نظام صنفي رايانهاي:
سال 86 براي صنعت IT خصوصا در حوزه سختافزاري با ركود كامل اقتصادي همراه بود. ميتوانم اين ادعا را داشته باشم كه در سالهاي گذشته در اين حوزه حركتهاي رو به رشد زيادي ديده ميشد. اما در سالجاري حركتها و فعاليتها خيلي رو به جلو و با هدف پيشرفت ديده نشده است.
يكي ديگر از اتفاقات بدي كه در اين سال رخ داد اختلافات درون صنفي بود كه براي از بين بردن يگانگي و ضعيف كردن افراد احزاب صورت گرفت.
همچنين قاچاق كالاها و موانع توليد در زمينه محصولات سختافزاري باعث شد كه فعاليت در اين زمينهها چندان صرفه اقتصادي براي كشور نداشته باشد و همين امر عدم پيشرفت در اين حوزه را براي كشور رقم زد. در كل بايد بگويم حركت حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات كشور به سمت پيشرفت و نوآوري در سال 86 در حد انتظار مسوولان نبود و اين سال، سال خوبي براي صنعت
سالي براي قاچاقچيان
افشار فروتن لاريجاني رييس انجمن فروشندگان سيمكارت و گوشي تلفنهمراه:
سال 86 براي وارد كنندگان قانوني گوشي تلفنهمراه سال خوبي نبود به دليل اين كه تعرفه اين كالا در اوايل سال براي حمايت از توليد كنندگان داخلي به 60درصد رسيد و در مراحل بعد هم ثبت سريال گوشيها لغو شد.
مجموعه اين عوامل باعث شد كه قاچاقچيان به سهولت گوشي غيرقانوني را وارد بازار داخلي كنند و اين حوزه را به طور كامل تحت كنترل خود بگيرند.
تا جايي كه حجم گسترده قاچاق اين كالا به بازار داخلي باعث شد مسوولان اين حوزه براي حمايت از واردكنندگان و جلوگيري از قاچاق تعرفه را از 60درصد به 25درصد برساند. هر چند اين تعرفه مناسبي براي واردات قانوني گوشي نبود ولي در حجم ورود گوشيهاي ارزان قيمت به كشور تاثير بسزايي داشت و قاچاقچيان را به سمت قاچاق گوشيهاي گران قيمت سوق داد. همچنين يكي ديگر از اتفاقاتي كه در اين سال در حوزه تلفنهمراه رخ داد، توليد گوشيهاي داخلي بود كه اين اقدام در مراحل اوليه حركت خوبي به حساب ميآمد، اما در مراحل بعد به دليل پارهاي از مشكلات آنچنان كه پيشبيني ميشد، موفقيتآميز عمل نكرد. اما در حوزه سيمكارت بايد بگويم اقدام شركت ارتباطات سيار به توزيع نامحدود سيمكارتهاي اعتباري همراه اول، خبر خوبي بود كه در سال 86 اعلام شد. چرا كه با ورود اين سيمكارت به بازار با توجه به تنوع شبكههاي خدماترساني تلفنهمراه (ايرانسل، تاليا)، باعث ايجاد رقابت ميان اين شبكهها شد كه اين امر در نهايت زمينه را به نفع كاربران تمام كرد. اين حركت همانطور كه در ابتدا گفتم حركت خوبي بود، چرا كه در ابتدا از طرف شركت ارتباطات سيار اعلام شده بود كه اين سيمكارتها به صورت نامحدود و 2ماه بعد از ثبتنام به متقاضيان داده خواهد شد، اما متاسفانه در اواخر سال اين شركت اعلام كرد كه براي ثبتنام اين سيمكارتها محدوديت وجود دارد و هر كاربر بيشتر از 2 سيمكارت نميتواند ثبتنام كند كه مراحل پاياني اين حركت اتفاق خوبي در حوزه سيمكارت نبود و فعالان و سرمايهگذاران اين حوزه را تحتتاثير خود قرار داد.
اشتباهات گسترده
سهيل مظلوم نايبرييس سازمان نظام صنفي رايانهاي كشور:
طي دو سال گذشته و مخصوصا سال جاري ركود زيادي بر بازار رايانهاي ايران حاكم بوده است كه يكي از عوامل ركود اين بازار تصميمات نادرست مسوولان در حوزه فناوري اطلاعات ارتباطات بوده كه مسوولان سازمان ما در استانهاي مختلف با تاكيد بر بالا بردن هزينههاي تصميمگيريهاي نادرست در كليه مناسبات و تعاملات خود با متوليان دولتي بر اين مساله تاكيد كرده و در مواردي نيز با طرح موضوع در رسانهها يا تذكر كتبي خواستار لغو تصميم يا تجديد نظر در آن شدهاند.دستورالعمل صدور پروانه مراكز ISP و ICP، تجميع عوارض ارائه دهندگان خدمات اينترنتي، ادعاي صادرات يك ميليارد دلاري نرمافزار، طرح اينترنت ملي، طرح حساب اينترنتي دانشآموزان، انحصار در خريد تامين پهناي باند انحصار در ارائه خدمات VOIP و ... مهمترين مواردي است كه مسوولان دولتي طي يكسال گذشته در خصوص آن تصميمگيريهاي اشتباهي را انجام داده بودند كه خوشبختانه برخي اين موارد با پيگيري سازمان به نتايج نسبتا مطلوبي رسيده است. همچنين شفافسازي عملكرد دولت در حوزه فناوري اطلاعات و ارتباطات، تقويت بنيه اعضاي سازمان با اصلاح مقررات و شرايط حاكم بر بازار ما افزايش توان سازمان با اطلاعرساني، حفظ و ارتقاي جايگاه صنف نيز از نظر من از مهمترين و بهترين اتفاقات سال جاري بوده است.
ناامني كامل
تنها در حد يك پيشنهاد
صمد مومنباا... معاون پارلماني وزارت فناوري اطلاعات و ارتباطات:
يكي از اتفاقات خوبي كه در سال 86 رخ داد تعامل ميان وزارت فناوري اطلاعات و ارتباطات با نمايندگان مجلس بود. در واقع مجلس در اين سال شرايطي را براي ما فراهم كرد تا بتوانيم مسائل حوزه آيتي را به نحوه مطلوب پيش ببريم. از جمله فعاليتهاي انجام شده در اين حوزه (جنبه حقوقي) ميتوانم به بررسي اصلاح اساسنامه شركتها و سازمانهاي حوزه آيتي براساس اصل 44 قانون خصوصيسازي شركتها، پيشنهاد اصلاح قانون وظايف و اختيارات وزارت اطلاعات و فناوري ارتباطات، پيشنهاد ارائه قانوني براي پيامهاي ناخواسته (Spam)، بررسي لايحه سازمان نظام مهندسي فناوري اطلاعات كشور، لايحه صيانت از حريم فيبر نوري در سراسر كشور و... اشاره كنم كه در واقع از اين فعاليتها ميتوانم به عنوان كارهاي مثبت ميان وزارت ICT و مجلس نام ببرم.
در پايان هم بايد بگويم كه ما تمام تلاشهاي خود را انجام دادهايم تا خلاءهاي قانوني كه در اين حوزه وجود دارد را از ميان برداريم.
پاسخ به نياز كاربران
پيشخوان دولت
محمد حسن حبيبيان عراقي مديرعامل شركت پست:
امسال، سال پررونقي براي صنعت پست كشور بود و به نظر من كليه اتفاقات رخ داده در حوزه پست كاملا خوب و مثبت بود. چرا كه در سالجاري ما خدمت گستردهاي را در اختيار كاربران قرار داديم. از جمله اين خدمات ميتوانم به ارائه سرويسهايي مبني بر خدمات نوين الكترونيكي، ثبتنامهاي اينترنتي، افزايش خريد و فروش آنلاين به طوري كه بيش از 95 شركت با ما قرارداد داشتند تا كالا و خدمات خود را از طريق شبكههاي پستي و سايتهاي اينترنتي به فروش برسانند. افزايش تعداد سرويسدهي شركت پست براي توزيع ابلاغيه از جمله ابلاغيههاي مالياتي تا خدمات نيابي بيمه مانند صدور دفترچه خدمات درماني، راهاندازي بيش از 250دفتر
قطع حمايتها
يحيي تابش رييس مركز محاسبات دانشگاه صنعتي شريف:
سال 86 براي شركتهاي خصوصي و كامپيوتري سال سختي را رقم زد و شركتهاي فعال در اين حوزه بازار پررونق را نداشتند. همچنين حمايت دولتي از بخش خصوصي نيز بسيار كمرنگ بود. همچنين يكي ديگر از نقاط ضعفديده شده در اين حوزه، قطع حمايتهاي صورت گرفته روي نرمافزارهاي متن باز بود. لازم به ذكر است كه اين حمايتها در گذشته به صورت جدي صورت ميگرفت اما در سال جاري به دليل پارهاي از سياستگذاريها قطع شد.اما از كارهاي خوب صورتگرفته در حوزه آيتي در اين سال محصولات متعددي توسط شركتهاي مختلفي توليد شد، اما يكي از مهمترين اين محصولات توليد نرمافزار تبديل گفتار به متن توسط شركت عصر گويش پرداز وابسته به دانشگاه شريف بود. اين محصول به دليل نوآوري و حمايتكردن آن از زبان فارسي داراي اهميت خاصي براي كشور است و به همين دليل از طرف شوراي عالي انفورماتيك كشور 3 ثبت اختراع به آن تعلق گرفته است.در پايان سال 86 سال خوبي از لحاظ اقتصادي براي صنعت آيتي كشور نبود، اما هميشه در شرايط سخت يكسري اتفاقات خوب و ويژه به وقوع ميپيوندد